Co powinna zawierać faktura?

Gdzie znaleźć informacje o danych wymaganych na fakturze?

Dwa podstawowe dokumenty regulujące zakres informacji konieczny do ujęcia na fakturze to „Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług” nazywana potocznie ustawą o VAT oraz „Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29.10.2021 r. w sprawie wystawiania faktur”.  

Jakie podstawowe informacje powinna zawierać wystawiana faktura?

Faktura powinna wiernie odzwierciedlać faktyczną zaistniała transakcję lub powstanie zobowiązania finansowego, w związku z tym powinna zawierać:

• kolejny numer jednoznacznie identyfikuje fakturę
  
• datę wystawienia
  
• imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy
  
• adresy
  
• numery NIP sprzedawcy i nabywcy
  
• datę dostawy towarów, wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, przed dokonaniem określonej dostawy/usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury
  
• nazwę towaru lub usługi
  
• miarę i ilość towarów lub usług
  
• cenę jednostkową netto
  
• kwoty wszelkich opustów, obniżek, rabatów
  
• wartość sprzedaży netto
  
• stawkę podatku VAT
  
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
  
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące  poszczególnych stawek podatku
  
• wartość sprzedaży brutto
  

Jakie dodatkowe informacje powinien zawierać dokument faktury?

• metoda kasowa  – w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatników stosujących metodę kasową
  
• samofakturowanie – w wystawiania faktury przez nabywcę towaru lub usługi
  
• odwrotne obciążenie (reverse charge) – w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, w których zobowiązanym do rozliczenia podatku jest nabywca
  
• literowego kodu kraju poprzedzającego numer stosowany na potrzeby rozliczania podatków zarówno podatnika jak i nabywcy – w przypadku dokonywania wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, świadczenia usług (dla Polski to PL)
  
• podstawę prawną zwolnienia od podatku – wg. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług
  
• nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię, nazwisko i adres komornika sądowego oraz imię i nazwisko lub nazwę dłużnika i jego adres w miejscu określonym dla podatnika – – w przypadku towarów w postępowaniu egzekucyjnym
  
• nazwę lub imię, nazwisko, adres i numer identyfikacji podatkowej przedstawiciela podatkowego – w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego
  
• w przypadku nowych środków transportu datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz przebieg pojazdu (w przypadku pojazdów lądowych), liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu (w przypadku jednostek pływających oraz statków powietrznych) – w przypadku dostawy wewnątrzwspólnotowej
  

Ustawa o VAT wskazuje również jakie informacje nie są wymagane na fakturze oraz informacje, które mogą, ale nie muszą się na niej znaleźć.

Jakie są rodzaje faktur?

Wyróżniamy kilka różnych rodzajów faktur:

• Faktura VAT – podstawowy dokument rozliczeniowy wykorzystywany przez podatników VAT.
• Faktura korygująca – służy do korekty błędów na pierwotnie wystawionej fakturze VAT (zmienia sumy a co za tym idzie wartość podatku).
• nota korygująca – zmienia tylko elementy opisowe faktury korygowanej.

• Faktura marża – stosowana w przypadku sprzedaży towarów używanych, sztuki lub zbiorów dla kolekcjonerów, gdzie podatek nalicza się od marży.
• Faktura uproszczona – zawiera mniej szczegółów niż standardowa faktura VAT i może być stosowana w określonych sytuacjach, np. gdy wartość sprzedaży nie przekracza określonego limitu (450 zł lub 100 euro).
• Faktura zaliczkowa –  to dokument, który potwierdza otrzymanie zaliczki od klienta przez sprzedawcę przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi. 
• Faktura eksportowa – używana przy eksporcie towarów poza teren UE.
• Faktura pro forma – to potoczna nazwa dokumentu, który nie jest fakturą , a może być uznawany za ofertę handlową. Dokument informacyjny, który określa warunki przyszłej transakcji, ale nie służy do jej rozliczenia.

Wymienione powyżej to najczęściej stosowane typy faktur w polskim obrocie gospodarczym.

Dla przedsiębiorcy prawidłowe fakturowanie jest kluczowym elementem prowadzenia działalności. Dokument ten musi spełniać konkretne wymogi prawa podatkowego. Na fakturze powinny się znaleźć nie tylko dane dotyczące sprzedawcy i nabywcy, ale również konkretne informacje o transakcji. W praktyce biznesowej, faktura często służy jako podstawa do prowadzenia rachunków pomiędzy kontrahentami. Faktura jest również niezbędna dla księgowych do prawidłowego ewidencjonowania operacji gospodarczych. W wielu przypadkach, przedsiębiorcy decydują się na przechowywanie kilku egzemplarzy faktur, co ułatwia zarządzanie dokumentacją. Płatność oparta na fakturze potwierdza wykonanie transakcji i jest podstawą do ewentualnych roszczeń.

Należy pamiętać, że faktura powinna być sporządzona w co najmniej dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz przeznaczony jest dla wystawcy, czyli sprzedawcy, w celu ewidencji i archiwizacji, a drugi dla odbiorcy, czyli nabywcy, do celów rozliczeniowych i księgowych.

Obecnie sporo kwestii związanych z formalnościami dzieje się w sieci, co znacząco ułatwia i przyspiesza wiele procesów w obrocie gospodarczym. W związku z postępującą digitalizacją, dużo przedsiębiorstw decyduje się na zastosowanie rozwiązań elektronicznych. Wśród nich wyróżniają się faktury elektroniczne, które nie tylko przyspieszają proces fakturowania, ale też pozwalają na łatwiejszą archiwizację oraz obieg dokumentów w przedsiębiorstwie. Dzięki takiemu rozwiązaniu, transakcje stają się bardziej ekologiczne, a koszty związane z drukiem i wysyłką są eliminowane. Warto więc być na bieżąco z nowoczesnymi technologiami i rozważyć korzystanie z faktur online w codziennej działalności biznesowej.

Czym jest faktura elektroniczna?

To elektroniczny odpowiednik tradycyjnej faktury papierowej. Jest to dokument wystawiany i przesyłany drogą elektroniczną między sprzedawcą a nabywcą. 

W Polsce takie faktury mają również status dokumentów elektronicznych, co oznacza, że mają taką samą moc prawną jak tradycyjne faktury. Podmioty, które chcą generować e-faktury, muszą to robić zgodnie z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). KSeF umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych.

Kto ma obowiązek wystawienia faktury?

Obowiązek wystawienia faktury spoczywa na podatnikach podatku od towarów i usług. W przypadku wystawiania faktur dla klientów indywidualnych powinny być one wystawiane zawsze dla transakcji powyżej 450 zł lub 100 euro, poniżej tych kwot na żądanie nabywcy.