Faktura imienna – co to?
W świecie zakupów i obrotu gospodarczego często słyszymy terminy takie jak „faktura” czy „dowód zakupu”. Jednak nie każdy z nas dokładnie wie, kiedy powinniśmy prosić o któryś z tych dokumentów. Faktura imienna – choć może brzmi trochę tajemniczo – jest dokumentem, który może mieć dla nas kluczowe znaczenie w wielu sytuacjach. Poniżej postaramy się przybliżyć Ci ideę faktury imiennej, wyjaśnić, wszystko co przedsiębiorca powinien wiedzieć na jej temat. Zanurzmy się więc w świat formalności, by lepiej zrozumieć, jak korzystać z przysługujących nam praw i możliwości.
Czym jest faktura imienna?
Faktura imienna jest dokumentem wystawianym przez przedsiębiorcę lub firmę na konkretną osobę prywatną nie prowadzącą działalności gospodarczej lub zawierającą transakcję nie mającą związku z prowadzoną działalnością. Oznacza to, że wskazuje się na niej dokładne dane adresowe i identyfikacyjne odbiorcy faktury.
Ważne jest, aby faktura imienna zawierała wszystkie niezbędne informacje, takie jak:
- numer dokumentu
- data wystawienia faktury
- nazwa podmiotu wystawiającego, dane identyfikacyjne wystawiającego (NIP) i adresowe
- dane identyfikacyjne odbiorcy faktury (imię, nazwisko) oraz adresowe
- nazwę towarów lub usług, ich miara/ilość
- ceny netto
- wartość netto
- stawka i kwota podatku VAT
- wartość brutto
- datę zapłaty/datę sprzedaży
Faktury imienne są często stosowane w przypadku sprzedaży towarów lub usług na rzecz osoby fizycznej będącej klientem indywidualnym. Faktura powinna być wystawiona zawsze dla transakcji powyżej 450 zł lub 100 euro, poniżej tych kwot na żądanie nabywcy.
Czy po wystawieniu paragonu można wystawić fakturę imienną?
Paragon jest podstawowym, najczęściej stosowaną formą potwierdzającą transakcję w obrocie detalicznym, jednak nabywca może zechcieć otrzymania faktury imiennej np. w celu skorzystania z ulg podatkowych lub dofinansowań.
Jeżeli paragon nie zawierał numeru NIP nabywcy to wystawiona faktura imienna, tak jak i paragon, nie będzie go zawierała. Wystawiając fakturę w miejsce paragonu Sprzedający powinien jednocześnie zażądać zwrotu paragonu.
Warto pamiętać, iż jeśli paragon fiskalny zawiera już numer NIP klienta jest on w istocie fakturą uproszczoną, zatem utworzenie dodatkowo faktury imiennej nie będzie możliwe. Wynika to z objaśnienia podatkowego z 16 października 2020 r. dot. uznania paragonów fiskalnych za faktury uproszczone.
Jaki jest czas na wystawienie dokumentu faktury imiennej?
Nabywca ma aż 3 miesiące na to, aby żądać wystawienia faktury imiennej, licząc od ostatniego dnia miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż. Po tym czasie sprzedawca może ją wystawić, ale nie ma już takiego obowiązku.
Z Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług wynikają następujące terminy:
- fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę
- nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca
Kiedy faktura imienna a kiedy należy wystawić fakturę VAT?
Choć oba typy dokumentów zawierają zbliżone informacje faktura VAT ma zastosowanie do osób i podmiotów prowadzących działalność gospodarczą umożliwiając prawidłowe rozliczenie podatku VAT.
W praktyce oznacza to, że jeśli prowadzimy działalność gospodarczą i dokonujemy transakcji z innym przedsiębiorcą, powinniśmy wystawić fakturę VAT, która pozwoli obu stronom na prawidłowe rozliczenie podatku. Natomiast gdy nastąpiła sprzedaż produktu lub dokonujemy usługi na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (osobie prywatnej), wystawiamy fakturę imienną, chyba że indywidualny klient zgłosił żądanie wystawienia faktury VAT (np. w celach gwarancyjnych czy dofinansowania).
W razie pytań czy wątpliwości, zachęcamy do kontaktu z naszymi specjalistami. Chętnie wyjaśnimy wszelkie niejasności i doradzimy. Pamiętaj, że prawidłowe stosowanie się do przepisów i rozumienie zasad obiegu dokumentów to klucz do sprawnego funkcjonowania w świecie biznesu.
