Faktura proforma: wszystko, co musisz wiedzieć o wystawianiu faktur

Faktura Proforma – do czego służy i kiedy ją użyć?

Czym jest faktura Proforma?

Termin „faktura pro forma” jest określeniem potocznym i nie występuje w przepisach. W przeciwieństwie do zwykłego dokumentu księgowego, pro forma nie jest fakturą w ujęciu podatkowym, więc nie trzeba jej ujmować w ewidencji księgowej. Nie dokumentuje ona żadnej zaistniałej operacji gospodarczej, co zwalnia przedsiębiorcę od obowiązku ujęcia jej jako przychód. Wystawienie faktury pro forma jest standardową praktyką w biznesie międzynarodowym, służącą głównie celom informacyjnym.

Rola Faktury Proforma w Procesie Handlowym

Pro forma pełni rolę zapowiedzi potencjalnej transakcji. Jest to dokument handlowy używany przez przedsiębiorców do przedstawienia kontrahentowi warunków proponowanej sprzedaży, w tym szacowanej wartości towarów lub usług. Może służyć jako forma przedpłaty lub wezwania do zapłaty należności, jednak nie ma mocy prawnopodatkowej do odliczenia podatku VAT. W procesie handlowym faktura pro forma stanowi pierwszy krok w negocjacjach pomiędzy sprzedającym a kupującym. Po przedstawieniu pro forma, strony mogą omówić ewentualne zmiany w warunkach transakcji, takie jak ilość towaru, termin płatności czy inne szczegóły. Po zaakceptowaniu pro forma, wystawiana jest finalna faktura handlowa, która zawiera ostateczne warunki transtransakcji.
Faktura pro forma ma również znaczenie w kontekście eksportu i importu. Sprzedawca może użyć jej do uzyskania zaliczki lub prefinansowania produkcji towarów przed wysłaniem ich do kupującego. Natomiast kupujący może użyć pro forma do uzyskania zezwolenia na import towarów i do uregulowania formalności celnych. Taki dokument musi zawierać zapis „Non Commercial Value” lub „Not for Sale”.
Warto zauważyć, że faktura pro forma jest dokumentem informacyjnym i nie reguluje stosunków handlowych pomiędzy stronami. Nie jest więc to dokument rozliczeniowy, a jedynie zapowiedź transakcji. Mimo to, jest ona ważna w procesie handlowym i może wpłynąć na decyzję strony kupującej o dalszej współpracy z danym dostawcą. 

Odróżnienie Faktury Pro Forma od Innych Dokumentów Księgowych

Faktura pro forma często jest mylona z fakturą VAT, fakturą zaliczkową czy paragonem. Różnica polega na tym, że faktura pro forma nie jest pełnoprawnym dowodem księgowym i nie służy do oficjalnego księgowania transakcji, co oznacza, że nie może być podstawą do odliczenia podatku VAT. W przeciwieństwie do faktury zaliczkowej, która dokumentuje otrzymanie zaliczki i ma moc prawnopodatkową, pro forma jest jedynie wstępną informacją dla nabywcy. Faktura pro forma jest określana jako wstępna faktura handlowa, która jest wystawiana przed realizacją transakcji. Zazwyczaj jest używana do informowania klienta o planowanej transakcji oraz podaniu ogólnej kwoty do zapłaty. Nie zawiera ona jednak szczegółów dotyczących towarów czy usług, a jedynie szacunkowe dane, takie jak ilość, cena jednostkowa oraz ogólna wartość transakcji.
Jest to przydatne narzędzie dla sprzedawcy, który może użyć faktury pro forma do uzyskania potwierdzenia zainteresowania klienta oraz do ustalenia warunków transakcji. Dla klienta z kolei faktura pro forma może służyć do dokonania wstępnych rozliczeń lub uzyskania akceptacji przed formalnym złożeniem zamówienia.
Warto zaznaczyć, że faktura pro forma nie ma mocy prawnopodatkowej, co oznacza, że nie generuje żadnych zobowiązań podatkowych ani nie może być wykorzystana do odliczenia podatku VAT. Jest to jedynie dokument informacyjny, który nie jest uwzględniany w księgach rachunkowych.
W przypadku, gdy transakcja zostanie zrealizowana, sprzedawca wystawia pełnoprawną fakturę VAT, która staje się podstawą do księgowania oraz rozliczeń podatkowych. Dlatego też faktura pro forma nie jest tożsama z fakturą VAT, a jedynie stanowi wstępną informację handlową. 

Jak Wygląda Faktura Pro Forma i Jak Ją Wystawić?

Faktura pro forma może wyglądać bardzo podobnie do zwykłej faktury. Powinna zawierać dane takie jak nazwa sprzedawcy i kupującego, opis towarów lub usług, ilość, jednostkową cenę, łączną wartość, termin płatności, warunki dostawy oraz inne istotne informacje. Ważne jest, aby na dokumencie umieścić jasny dopisek „pro forma”, co wskazuje na jego charakter informacyjny. Faktura pro forma nie ma jednak mocy prawnej, ponieważ nie służy do rozliczeń finansowych. Jest to raczej forma wstępnego potwierdzenia transakcji oraz informacji dla kupującego o planowanej dostawie czy usłudze. Może być wykorzystywana do celów celnych, do uzyskania kredytu handlowego czy do celów kontroli jakości.
Faktura pro forma jest przydatna w sytuacjach, gdy sprzedawca chce przedstawić kupującemu szczegółowe informacje o planowanej transakcji, ale nie chce jeszcze wystawiać zobowiązującego dokumentu. Może też być wykorzystywana w przypadku, gdy kupujący chce uzyskać od sprzedawcy pewność co do warunków transakcji.
Bardzo istotne jest zaznaczenie, że faktura pro forma nie ma charakteru finalnego dokumentu rozliczeniowego i nie jest podstawą do rozliczeń finansowych. Może być jednak ważnym elementem w procesie handlowym, umożliwiającym obu stronom uzyskanie pewności co do warunków transakcji przed faktycznym dokonaniem płatności czy dostawy towarów. 

Konsekwencje Podatkowe Nieprawidłowego Wystawienia Faktury Pro Forma

Należy pamiętać, że w przypadku zaistnienia transakcji handlowej, dokument wyczerpujący dane zawierane przez fakturę, nawet nie nazwany fakturą, może być przez organy podatkowe uznany za fakturę, co prowadzi do powstania obowiązku podatkowego. Dlatego ważne jest, aby przedsiębiorcy byli świadomi różnic między fakturą pro forma a oficjalnym dokumentem księgowym. Faktura pro forma to dokument handlowy, który jest wystawiany przed faktycznym wykonaniem transakcji handlowej. Nie stanowi on jednak formalnego zobowiązania do zapłaty i nie może być uznany za fakturę podatkową. Natomiast oficjalna faktura jest dokumentem księgowym, który zawiera wszystkie niezbędne dane dotyczące transakcji handlowej, takie jak numer identyfikacyjny, datę oraz kwotę do zapłaty. Tylko taki dokument może być uznany za fakturę podatkową i stanowić podstawę do naliczenia podatku VAT.
Dlatego przedsiębiorcy powinni pamiętać o konieczności właściwego oznaczenia dokumentów handlowych oraz konsekwentnym stosowaniu oficjalnych faktur w swojej działalności. W przypadku wątpliwości, zawsze warto skonsultować się z biurem księgowym lub doradcą podatkowym, aby uniknąć ewentualnych konsekwencji związanych z błędnym wystawieniem dokumentów księgowych. 

Czy Należy Opłacić Fakturę Pro Forma?

Faktura Pro forma nie jest prawnie wiążącym dokumentem rozliczeniowym, dlatego nie ma obowiązku płacenia na jej podstawie. Przedstawia ona jedynie szacunkową wartość towarów lub usług, ale nie stanowi formalnego żądania płatności. Jeśli transakcja zostanie sfinalizowana, należy wystawić oficjalną fakturę VAT lub inną fakturę handlową, która spełni wymogi rozliczeń podatkowych i księgowych. Faktura Pro forma służy głównie do celów informacyjnych i handlowych, umożliwiając klientowi otrzymanie wstępnego podglądu kosztów związanych z transakcją. Może być używana jako narzędzie do negocjacji warunków handlowych i do planowania budżetu.
W praktyce, faktura Pro forma jest używana głównie w międzynarodowych transakcjach handlowych, gdzie konieczne jest uzyskanie wstępnych kosztów przed finalizacją zamówienia. Może być również wykorzystywana w przypadku niestandardowych transakcji, gdzie konieczne jest uzgodnienie warunków handlowych przed oficjalnym rozliczeniem.
Mimo że faktura Pro forma nie jest prawnie wiążącym dokumentem, warto traktować ją poważnie i rozważyć jej treść, ponieważ może stanowić podstawę do negocjacji i ustalenia warunków umowy. Warto jednak pamiętać, że ostateczne rozliczenie powinno odbyć się na podstawie oficjalnej faktury, która spełnia wszystkie wymogi prawne i podatkowe.