Jak wystawić fakturę?

Jakie akty prawne regulują fakturowanie w Polsce?

Faktura jest głównym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Podstawą regulującą zakres informacji konieczny do ujęcia na fakturze, a także wskazującą wystawcę i terminy obowiązujące przy wystawieniu dokumentu są „Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług” nazywana potocznie ustawą o VAT oraz „Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29.10.2021 r. w sprawie wystawiania faktur”.  

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, dostawę i usługi, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem
   
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany wyżej
   
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany wyżej
   
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z odrębnymi przepisami ustawy o VAT
   

Co powinna zawierać faktura?

Faktura powinna wiernie odzwierciedlać faktyczną transakcję, w związku z tym powinna zawierać:

• kolejny numer jednoznacznie identyfikujący fakturę (numer faktury)
  
• datę wystawienia
  
• imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy
  
• adresy
  
• numery NIP sprzedawcy i nabywcy
  
• datę dostawy towarów, wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, przed dokonaniem określonej dostawy/usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury
  
• nazwę towaru lub usługi
  
• miarę i ilość towarów lub usług
  
• cenę jednostkową netto
  
• kwoty wszelkich opustów, obniżek, rabatów
  
• wartość sprzedaży netto
  
• stawkę podatku VAT
  
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
  
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące  poszczególnych stawek podatku
  
• wartość sprzedaży brutto
  

Dodatkowo stosuje się dopiski:

• metoda kasowa  – w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatników stosujących metodę kasową
  
• samofakturowanie – w wystawiania faktury przez nabywcę towaru lub usługi
  
• odwrotne obciążenie (reverse charge) – w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, w których zobowiązanym do rozliczenia podatku jest nabywca
  
• literowego kodu kraju poprzedzającego numer stosowany na potrzeby rozliczania podatków zarówno podatnika jak i nabywcy – w przypadku dokonywania wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, świadczenia usług (dla Polski to PL)
  

Nie jest to katalog zamknięty i wszelkie dodatkowe warianty reguluje wcześniej wskazana ustawa o VAT.

Pamiętaj, że aby dokument mógł zostać uznany za fakturę musi zawierać wyżej opisane elementy.  

Kiedy można wystawić fakturę uproszczoną?

Istnieje możliwość wystawienia faktury uproszczonej w przypadku transakcji o wartości do 450 zł (lub 100 euro), lecz można oczywiście wystawić również wtedy dokument zawierający komplet danych, co ułatwi rozliczenie podatków.

Faktura uproszczona powinna zawierać co najmniej:

• datę wystawienia
  
• numer identyfikacji podatkowej dostawy lub świadczeniodawcy
  
• rodzaj dostarczonych towarów lub usług
  
• należny VAT lub dane potrzebne do jego obliczenia
  
• w przypadku faktury korygującej (lub noty uznanej za fakturę), wyraźne i jednoznaczne odniesienia do faktury pierwotnej oraz konkretnych danych, które ulegają zmianie
  

Faktury uproszczone nie mogą być stosowane w przypadku sprzedaży wysyłkowej w Polsce i z Polski, wystawiania na żądanie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (tzw. faktura imienna), wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów dostawy towarów i usług na terytorium państwa członkowskiego UE innego niż Polska.

Ile kopii faktur trzeba wystawić?

Faktury, co do zasady, wystawia się w co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji sprzedawca. Należy pamiętać, że od 2004 roku nie ma obowiązku podpisywania wystawianych i otrzymywanych faktur. Nie trzeba także umieszczać na nich firmowej pieczątki jak i oznaczania ich jako „oryginał”, „kopia”.

Faktury można wystawić również i przesyłać w formie faktury elektronicznej. Są one traktowane na równi z fakturami w formie papierowej, jednak ich stosowanie wymaga akceptacji odbiorcy faktury. W przypadku faktur udostępnianych w formie elektronicznej wystawca określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wystawia się je za pomocą dedykowanych programów do faktur. 

Jakie są terminy wystawiania faktur?

Fakturę należy wystawić, nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, skutkującej zgodnie z przepisami obowiązkiem wystawienia faktury, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.

Istnieją również przypadki, w których zastosowanie ma szczególny moment powstania obowiązku podatkowego. Fakturę wystawia się wtedy nie później niż:

• 30. dnia od dnia wykonania usługi – w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano- montażowych
  
• 60. dnia od dnia wydania towarów – w przypadku dostawy książek drukowanych – (z wyłączeniem map i ulotek oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych)(PKWiU)
  
• 90. dnia od dnia wykonania czynności – w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek (PKWiU) – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów z wyjątkiem usług, do których stosuje się import usług;
  
• 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania
  
• 60. dnia od dnia wydania opakowania, jeżeli w umowie nie określono terminu zwrotu opakowania.
  

Obowiązek wystawiania faktur ciąży na każdym podmiocie gospodarczym będącym podatnikiem, który dokonuje sprzedaży, a także dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz innego podatnika podatku. To oznacza, że każda firma, niezależnie od jej wielkości, musi wystawiać faktury za usługi lub sprzedawane towary. Obowiązek fakturowania dotyczy zarówno firm prowadzących sprzedaż detaliczną, jak i hurtową, a także przedsiębiorców świadczących usługi. Dlatego warto dobrze orientować się w temacie fakturowania, aby wystawiać je zgodnie z wymaganymi zasadami.

Twoim najlepszym działaniem w przypadku braku pewności dotyczącej poprawnego wystawienia faktury jest zwrócenie się o pomoc do swojego księgowego. Księgowy posiada wiedzę i doświadczenie w obszarze finansów i rozliczeń, dlatego będzie w stanie udzielić Ci niezbędnej pomocy i odpowiedzi na wszystkie Twoje pytania. Zapewnienie poprawnego wystawienia faktury jest istotne zarówno dla Ciebie, jak i dla osób, które będą ją otrzymywać. W razie wątpliwości, warto skonsultować się z profesjonalistą.