Nota obciążeniowa – jak ją wystawić i kiedy stosować?

Nota obciążeniowa to dokument wystawiany jedynie w określonych sytuacjach. Notę obciążeniową sporządza się w celu udokumentowania transakcji, które nie są zawarte w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług. W takiej sytuacji jedynym rozwiązaniem jest wystawienie noty księgowo-obciążeniowej. Czym jest i kiedy warto ją wystawić?

Nota obciążeniowa – czym jest?

Nota obciążeniowa, znana również jako nota księgowa, jest dokumentem finansowym używanym w księgowości, który służy do dokumentowania przychodów i kosztów niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. Jest to narzędzie pozwalające na rejestrację transakcji finansowych, które z różnych przyczyn nie mogą być udokumentowane za pomocą faktury VAT.

Zastosowanie noty obciążeniowej jest różnorodne i obejmuje różne scenariusze w działalności gospodarczej. Na przykład, może być ona stosowana do rozliczeń wewnętrznych w firmie, korekty błędów księgowych, a także do dokumentowania różnych rodzajów opłat i usług, które ze względów prawnych lub umownych nie kwalifikują się do opodatkowania VAT, takich jak niektóre usługi finansowe, odszkodowania, czy świadczenia na rzecz pracowników.

W praktyce, nota obciążeniowa jest sporządzana przez podmiot, który dokonuje obciążenia (zwykle sprzedawcę lub dostawcę) i kierowana jest do drugiej strony transakcji (odbiorcy), w celu wykazania należności za wykonane usługi lub dostarczone towary. Dokument ten powinien zawierać szczegółowe informacje dotyczące charakteru transakcji, w tym opis usługi czy towaru, kwotę do zapłaty, dane obu stron transakcji oraz uzasadnienie dla wystawienia noty.

Warto również zaznaczyć, że choć nota obciążeniowa nie jest fakturą VAT i nie służy do rozliczeń VAT, to jest ważnym dokumentem w procesie księgowym, umożliwiającym precyzyjne śledzenie i rozliczanie operacji gospodarczych w przedsiębiorstwie.

 Nota obciążeniowa – kiedy można ją wystawić?

Notę obciążeniową wystawia się w momencie kiedy jedna ze stron transakcji chce odzyskać należność. Najczęściej przygotowywana jest w przypadku:

naliczania kary związanej z brakiem uzyskania płatności w wyznaczonym terminie,

naliczania odsetek za opóźnienie w regulowaniu płatności,

wystąpienia błędów w poprzednich dokumentach księgowych ulegających korekcie,

wystąpienia o odszkodowania od ubezpieczyciela, które musi zostać udokumentowane

kosztów niepodlegających opodatkowaniu, przenoszonych na nabywcę.

Notę obciążeniową sporządza się w dwóch egzemplarzach. Oryginał trafia do dłużnika, natomiast kopia przekazywana jest wierzycielowi.

Nota obciążeniowa – jak ją sporządzić?

Ze względu na to, że nie ma ustalonego wzoru noty księgowej, występują różne formy graficzne tego dokumentu. Wzór noty księgowej i zasady jej wystawiania nie zostały uregulowane przez przepisy prawne. Nota musi spełniać warunki określone dla dowodów księgowych- zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości powinna zawierać:

określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;