Jak sprawdzić NIP UE?

Wśród najbardziej znaczących czynników, jakie decydują o rozwoju gospodarczym naszego Kraju, ważną rolę odgrywa handel zagraniczny. Ma wpływ na rozmiar PKB i na jego strukturę, umożliwia i ułatwia postęp technologiczny, prowadzi do korzyści osiąganych dzięki konkurencji, ma wpływ na zwiększenie wydajności, na wzrost jakości produktów czy redukcję kosztów.

W roku 1989 Polska wkroczyła na drogę transformacji ustrojowej i gospodarczej, a jednym z jej istotnych skutków była zmiana kierunku współpracy z zagranicą i przesunięcie obrotów z kierunku wschodniego na zachód. Od lat głównymi partnerami handlowymi dla naszego kraju są państwa będące członkami Unii Europejskiej. Zgodnie z danymi GUS dotyczącymi handlu zagranicznego Polski w okresie I- IX 2022 udział krajów UE w eksporcie wynosił 75,8 % w imporcie zaś 51,6 %.

Przepisy dotyczące NIP UE

Prowadząc transakcje z partnerami z krajów UE należy jednak pamiętać, że prócz korzyści, wiążą się one również z obowiązkami, jakie wynikają z aktów prawnych. Jednym z takich obowiązków jest wymóg posiadania europejskiego NIP. Podstawą jest Rozporządzenie Rady (UE) nr 904/2010 z dnia 7 października 2010 r. w sprawie współpracy administracyjnej oraz zwalczania oszustw w dziedzinie podatku od wartości dodanej.

Na poziomie krajowym kwestie te uregulowane są w Ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (art. 97 ust. 17) oraz rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2013 r. w sprawie potwierdzania zidentyfikowania określonego podmiotu na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju (§ 2 pkt 4).

Głównym celem tych rozwiązań legislacyjnych jest umożliwienie współpracy i wymiany informacji pomiędzy właściwymi organami państw członkowskich dla kontrolowania stosowania VAT, dokonywania właściwego wymiaru VAT oraz zwalczania oszustw w tym zakresie. Nie mniej istotne jest też umożliwienie podmiotom uczestniczącym w transakcjach wewnątrzwspólnotowych weryfikacji ważności numeru identyfikacyjnego VAT kontrahentów ze wszystkich krajów UE, czemu służy system VIES, o którym mowa w dalszej części artykułu.

Jak działa NIP europejski?

NIP europejski to specjalny NIP stosowany w celu poprawnego rozliczenia podatkowego przez podatników, którzy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, dokonują transakcji z kontrahentami zagranicznymi mającymi siedzibę w jednym z krajów Unii Europejskiej. Jest to numer identyfikacji podatkowej nadawany podatnikom, aby mogli oni dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych. Przedsiębiorca otrzymuje tzw. NIP-UE, który dla podatników polskich zgodny jest z NIP nadawanym podczas zakładania działalności gospodarczej, z tą różnicą, że poprzedzony jest przedrostkiem PL. To dodatkowe oznaczenie jest identyfikacją kraju, z którego pochodzi przedsiębiorca, który posługuje się tym numerem.

Rejestracja VAT-UE

Aby dokonać rejestracji do VAT-UE, a więc w celu uzyskania NIP-u europejskiego, przedsiębiorca musi złożyć formularz VAT-R z wypełnioną częścią C.3. dotyczącą wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych. Zgłoszenie powinno zawierać: NIP, cel złożenia wniosku (np. rejestracja lub aktualizacja), dane osobowe wnioskodawcy, informacje na temat wykonywania transakcji na terenie UE oraz oświadczenie o znajomości przepisów Kodeksu karnego. Zgłoszenia dokonać należy przed wykonaniem pierwszego zakupu lub pierwszej sprzedaży na rzecz podatnika z UE. Dokonanie rejestracji w zakresie VAT-UE jest nieodpłatne. Formularz VAT-R (zgłoszeniowy lub aktualizacyjny) należy złożyć we własnym urzędzie skarbowym osobiście, wysłać pocztą lub wysłać elektronicznie z wykorzystaniem własnego podpisu kwalifikowanego.

Obowiązki podatnika VAT-EU

Na posiadaczach statusu płatnika VAT EU ciążą następujące obowiązki:

-składanie do urzędu skarbowego dokumentów podsumowujących (VAT-UE, VAT-8, VAT-9M),

-numer VAT EU należy podawać na wszystkich fakturach i innych dokumentach, kierowanych do kontrahentów z Unii Europejskiej.

Transakcje wewnątrzwspólnotowe mogą zawierać zarówno czynni podatnicy VAT, jak i przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT. W przypadku czynnych podatników VAT bezwzględny obowiązek rejestracji do VAT-UE następuje przed zawarciem następujących transakcji:

– wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT),

– wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT),

– wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług, w stosunku do których rozliczenie z tytułu podatku VAT spoczywa na nabywcy usługi,

– wewnątrzwspólnotowego nabycia usług w stosunku, do których zastosowanie ma art. 28b ustawy o VAT, a więc gdy polski podatnik ma obowiązek rozliczenia podatku VAT z tytułu zawartej transakcji.

Podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT (przedmiotowo lub podmiotowo) również muszą dokonać rejestracji do VAT-UE przed dokonaniem transakcji z przedsiębiorcą z innego kraju UE, w sytuacji gdy ma miejsce:

– wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT), zaś wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów przekroczy w danym roku kwoty 50 000 zł (art. 97 ust. 2 Ustawy o VAT)

– wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług, w stosunku do których rozliczenie z tytułu podatku VAT spoczywa na nabywcy usługi;

– wewnątrzwspólnotowe nabycie usług, w stosunku do których zastosowanie ma art. 28b ustawy o VAT

Podkreślić należy, że w sytuacji gdy przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z podatku VAT uzyska NIP europejski, nadal może korzystać ze zwolnienia z VAT. Rejestracja do VAT-UE nie wpływa na utratę tego prawa oraz nie jest jednoznaczna z rejestracją do VAT.

Weryfikacja statusu VAT kontrahentów za pomocą Systemu VIES

Na podstawie numeru NIP europejskiego można też sprawdzić, czy kontrahent z Unii Europejskiej jest płatnikiem VAT. Taka weryfikacja jest możliwa dzięki wyszukiwarce System Wymiany Informacji o VAT (VAT Information Exchange System – VIES). System VIES jest wyszukiwarką Komisji Europejskiej, pozwalającą na zweryfikowanie statusu podatkowego firmy, z którą chcemy współpracować.

Informacje, których szukamy, są pozyskiwane z krajowych baz danych VAT. Zgodnie z art. 31 ust. 1 wspomnianego rozporządzenia 904/2010, organy podatkowe każdego z państw członkowskich zobowiązane są zapewnić osobom uczestniczącym w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów lub wewnątrzwspólnotowym świadczeniu usług możliwość uzyskania potwierdzenia drogą elektroniczną ważności numeru identyfikacyjnego VAT każdej określonej osoby z odpowiadającą mu nazwą (lub nazwiskiem) i adresem.

Wyniki wyszukiwania są wyświetlane w prostej formie: informacja o VAT UE istnieje (numer aktywny) lub nie istnieje (numer nieaktywny). Dzięki temu systemowi można uzyskać sprawdzone informacje, czy kontrahent ma firmę zarejestrowaną jako prowadząca handel na terenie Unii Europejskiej. 

Wyszukiwarka dokonuje kontroli aktywnego statusu podatkowego na dzień wyszukiwania, dlatego weryfikacji należy dokonywać na dzień dokonania transakcji. Późniejsza zmiana statusu podatnika nie wpływa na prawo do stosowania stawki VAT lub zasad opodatkowania właściwego dla przeprowadzenia transakcji europejskiej. 

Od informacji o aktywnym statusie podatnika podatku od wartości dodanej zależy zastosowanie:

a) stawki krajowej podatku (polskiego VAT),

b) stawki podatku dla transakcji europejskiej 0% (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów),

c) innego niż krajowe miejsce opodatkowania transakcji (VAT-NP ze względu na określenie miejsca opodatkowania u nabywcy towarów lub usług).

Jakie skutki może mieć brak NIP europejskiego przed dokonaniem transakcji?

W takiej sytuacji kontrahent z UE, jeśli ustali, że numer NIP nabywcy nie jest aktywny w systemie VIES, nie będzie mógł zastosować preferencyjnej stawki 0% lub pominąć VAT w przypadku usług opodatkowanych w kraju nabywcy, a skutkiem tego polski nabywca zostanie obciążony VAT według stawki obowiązującej w państwie dostawcy. Warto mieć przy tym na uwadze, że procedura zwrotu podatku zapłaconego w innych krajach unijnych jest skomplikowana i może trwać nawet kilka miesięcy.

Brak zgłoszenia do VAT-UE nie zwalnia z obowiązku właściwego rozliczenia takiej transakcji. Polski podatnik jest nadal zobligowany do naliczenia VAT według polskiej stawki. Co ważne, w takim wypadku podstawą opodatkowania będzie wartość brutto z faktury – czyli razem z VAT naliczonym przez sprzedawcę z UE. Nie są to jedyne konsekwencje – zgodnie z Kodeksem karnym skarbowym, podatnik, który nie dokonuje w terminie zgłoszenia identyfikacyjnego dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych, popełnia wykroczenie, a więc brak NIP europejskiego może również skutkować nałożeniem kary grzywny.

Jak wspomniane było wcześniej, VAT UE obowiązkowo stosowany jest w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych, jest jednak wyjątek, na który należy zwrócić uwagę – wymagany jest również w przypadku kontrahentów spoza UE, jeśli przedmiotem transakcji jest import usług, dla których miejscem opodatkowania jest kraj, gdzie siedzibę ma nabywca (np. polska firma dokonująca zakupu oprogramowania w firmie z siedzibą w USA powinna przed transakcją wystąpić z wnioskiem o rejestrację w VAT UE).